Se la tua attività rimane chiusa per un certo periodo, puoi creare una regola programmata attiva solamente nel periodo designato.
Importante: ricorda di creare solo una regola programmata per i giorni di chiusura dell'azienda, per evitare di modificare le attuali regole che hai già creato.
È molto semplice. Scegli l'azione da far compiere al tuo centralino Voxloud e crea una regola programmata in base alle tue necessità.
Puoi scegliere tra:
Inoltro di chiamata: inoltrerai le chiamate in entrata ad un numero esterno (cellulare o fisso) da te scelto durante i giorni in cui la tua attività sarà chiusa;
Segreteria telefonica: potrai impostare un messaggio audio da far ascoltare al chiamante al termine del quale potrà lasciare un messaggio vocale che ti verrà inoltrato ad un indirizzo email come allegato Mp3
Messaggio Audio: potrai impostare un messaggio audio da far ascoltare al chiamante nel quale gli dirai che i tuoi uffici sono chiusi dal giorno x al giorno y.
E infine devi associare la regola ai giorni interessati.
Vediamo come fare:
Step 1:
Bisogna accedere al Pannello di controllo come Amministratore.
Step 2:
Una volta dentro vai sulla colonna di sinistra clicca su Nome Azienda, seleziona Regole e clicca su Nuova Regola.
Ora in "Fascia oraria" seleziona l'opzione "Programmata".
Importante: ricorda di creare solo una regola programmata per i giorni di chiusura dell'azienda, per evitare di modificare le attuali regole che hai già creato.
Successivamente, seleziona la regola che ti interessa tra:
Inoltro di chiamata
Messaggio audio
Segreteria telefonica
e infine clicca su Crea.
Step 3:
Una volta che la regola è stata creata fai clic su Aggiungi fascia oraria ed imposta i giorni e l'orario in cui desideri che la regola sia attiva, in questo caso tutti i giorni in cui la tua attività rimarrà chiusa e infine clicca su Conferma
Se hai selezionato la regola Inoltro di chiamata, puoi decidere a tua discrezione di attivare un messaggio audio prima del trasferimento o di inoltrare la chiamata direttamente.
Prima di cliccare in alto a destra su Salva ricordati di scegliere il numero telefonico a cui inoltrare le chiamate.
Se hai selezionato Messaggio audio devi semplicemente scrivere il messaggio o caricare un file mp3 da fare ascoltare durante il tuo periodo di ferie/festività e, come sempre, cliccare in altro a destra su Salva
Per la Segreteria telefonica dovrai seguire le stesse istruzioni del Messaggio audio ricordandoti di indicare in fondo alla pagina il tuo indirizzo email a cui inviare i messaggi vocali e infine cliccare su Salva in alto a destra
Ecco qualche esempio di messaggio da inserire:
Chiusura Natalizia:
“Buone Feste da Agenzia Xyz. La informiamo che siamo chiusi per ferie dal 25 Dicembre al 1 Gennaio. I nostri uffici riapriranno giovedì 2 Gennaio. La invitiamo a lasciare un messaggio dopo il segnale acustico. Indichi i suoi recapiti: avremo premura di contattarla quanto prima. Per informazioni sui nostri servizi, visiti il sito www.agenziaxyz.it. Grazie per aver chiamato. Le auguriamo buone feste.”
"Salve, gli uffici di Agenzia Xyz sono chiusi per festività natalizie da Mercoledì 25 Dicembre a Mercoledì 1 Gennaio. La invitiamo a lasciare un messaggio dopo il segnale acustico indicando i suoi recapiti, sarà nostra premura ricontattarla al nostro ritorno. Nel frattempo... tanti auguri di buone feste e felice 2020!"
Chiusura per Ferie Estive:
"Siete in linea con Agenzia Xyz. I nostri uffici sono chiusi per ferie dal 8 Agosto al 28 Agosto. La invitiamo a lasciare un messaggio dopo il segnale acustico indicando i suoi recapiti, sarà nostra premura ricontattarla al nostro ritorno. Grazie."
"Buongiorno. I nostri uffici sono chiusi per ferie dall’8 al 28 agosto. La invitiamo a lasciare un messaggio dopo il segnale acustico indicando i suoi recapiti, sarà nostra premura ricontattarla al nostro ritorno. Per urgenze chiamate il numero 333 3333333 Vi auguriamo buona giornata."
N.B.
I messaggi qui sotto vanno modificati inserendo il nome della tua azienda e adattando il messaggio ai tuoi giorni effettivi di chiusura.
Se non attiverai la segreteria telefonica dovrai togliere la parte dove inviti il chiamante a lasciare un messaggio.