Il Gruppo Coda gestisce le chiamate in arrivo assegnando un ordine di squillo tra gli utenti del gruppo. Puoi stabilire l’ordine in cui i telefoni dei tuoi collaboratori squillano, specificando chi deve rispondere per primo e chi per ultimo.
A differenza degli altri gruppi, se nessun operatore è disponibile a rispondere, la chiamata rimarrà "in coda" fino a quando il primo operatore libero sarà disponibile.
Vediamo come si crea il nostro Gruppo Coda:
Step 1:
Bisogna accedere al Pannello di controllo come Amministratore.
Step 2:
Una volta dentro il pannello di controllo vai sulla colonna di sinistra, seleziona Team, seleziona Gruppi e infine clicca sul "+" posto a destra.
Ora seleziona dal menù a tendina Gruppo.
Step 3:
Nella nuova finestra, inserisci il nome che vuoi dare al nuovo gruppo, definisci l'interno che vuoi associare al gruppo e infine scegli la tipologia di gruppo tra "Standard, Cascata, Coda".
Seleziona Coda e infine, clicca su Aggiungi.
Una volta creato il Gruppo Coda, puoi modificare diverse impostazioni per personalizzare:
Durata della coda:
Puoi stabilire per quanto tempo il cliente deve rimanere in attesa nella coda prima che la chiamata venga terminata.
2. Tempo di squillo per utente:
È possibile configurare per quanti secondi il telefono di ciascun utente deve squillare prima di passare al successivo.
3. Musica d’attesa:
Puoi impostare un messaggio audio personalizzato o una musica che i clienti ascolteranno mentre attendono che un operatore risponda.
4. Modalità di squillo:
Puoi scegliere la modalità da utilizzare per gestire l’ordine in cui i membri della coda squillano:
Lineare:Permette di impostare un ordine specifico di squillo, scegliendo chi deve squillare per primo e per quanto tempo, fino ad arrivare all’ultimo.
Casuale:La chiamata viene indirizzata all’utente che risulta disponibile per primo, ovvero non impegnato in altre chiamate.
Queste opzioni consentono di migliorare l’esperienza del cliente e ottimizzare la gestione delle chiamate.
Step 4:
Per aggiungere o rimuovere gli utenti nel gruppo:
Vai nella sezione Team e seleziona Gruppi. Ora scegli il gruppo in cui vuoi aggiungere o rimuovere gli utenti.
Ora clicca su Modifica utenti.
Si aprirà un menù in cui potrai selezionare gli utenti che vorrai aggiungere al tuo gruppo. Per rimuoverli, ti basterà togliere la spunta dal nome.Puoi anche modificare l’ordine degli utenti nella coda, decidendo chi deve rispondere per primo, secondo o per ultimo.
Nota:
Una volta creato il Gruppo Coda, non dovrete fare altro che entrare nella pagina Regole del vostro centralino Voxloud, scegliere la regola a cui si vuole abilitare il gruppo e selezionare il gruppo a cascata precedentemente creato. Inoltre, potrai anche scegliere il tempo di squillo per ogni singolo utente.